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    執法文書的分類 
    
    內部文書和外部文書。按照使用范圍的不同，可將藥監執法文書分為內部文書和外部文書。內部文書是指記錄藥監執法部門內部工作流程，規范行政工作程序，一般僅在行政機關內部使用，不對行政相對人發生法律效力的文書。內部文書多以審批表、登記表、申請表為表現形式，如案件移送審批表、立案申請表等；外部文書是指以行政相對人為主要使用對象，對行政機關和行政相對人均有約束力的文書，一般以通知書、筆錄為表現形式，如先行登記保存物品通知書、調查筆錄等。 
    程序文書、證據文書和工作文書。以文書性質為劃分標準，可將藥監執法文書劃分為程序文書、證據文書和工作文書。程序文書是指藥監部門在行政執法活動中，根據《行政處罰法》及《藥品監督行政處罰程序規定》所制作的程序性文書，如查封扣押物品通知書、行政處罰事先告知書等。此類文書具有很強的執行性，又有嚴格的法定性。對行政相對人而言，必須按照文書的要求履行某種義務，或者按照文書要求行使某項權利，此為執行性；對行政機關而言，必須嚴格按照法律規定，告知相對人可以行使的權利及必須履行的義務，此為法定性。證據文書是指藥監部門在執法活動中，依法收集的各種證據材料形成的執法文書，主要有各種筆錄和鑒定結論，如調查筆錄、現場檢查筆錄、藥品檢驗報告書、查封扣押藥品醫療器械的清單及照片等。工作文書是指藥監部門在執法過程中，為決定適用某種程序，內部請示報告，研究討論等所形成的執法文書，如行政處罰審批表、重大案件集體討論記錄等。 
    填充式文書和敘述式文書。以制作方法為標準，可將藥監執法文書劃分為填充式文書和敘述式文書。填充式文書是指統一格式印制執法文書。這類文書有固定的內容，使用時只需要根據不同的案件，填上文號、行政相對人的姓名或名稱、地址等相關內容，如聽證告知書等。敘述式法律文書，是指需對案件的事實、證據、結論等分別說明的執法文書。這類文書由首部、正文、尾部三段構成，每一段的內容都不同，無法用格式化、填充式的文書完成，如案件調查終結報告，重大案件集體討論記錄等。 
    
    執法文書的制作要求 
    
    文書格式的基本要求。在制作執法文書時，必須按照格式規定，統一文書名稱，統一編制文號，每一部分都要寫清必備的要素，要準確引用所依據的法律法規和規章的條、款、項、目，做出符合規定的結論。執法文書不能相互代替。如在證據可能滅失或者以后難以取得的情況下，應使用先行登記保存物品通知書，對有證據證明可能危害人體健康的藥品、醫療器械則只能查封扣押，兩者不可混用。 
    正文擬制的基本要求。填充式文書的正文都是固定的，只需填上適用對象及具體的時間、地點等。敘述式文書由首部、正文、尾部三部分組成，其中首部和尾部都有固定的格式，有固定的寫法，正文則要根據不同的案件，由執法人員擬制。 
    擬制正文首先要以客觀事實為基礎。對違法事實的敘述必須做到客觀真實，既不能夸大、縮小、虛構，摻雜個人的分析、偏見和臆斷，也不能事無巨細，羅列現象。要圍繞違法行為的基本要素，何時，何地，何人，采取何種手段，實施何種行為等敘述清楚。如某使用單位從經營企業購進40種藥品，藥監部門抽驗其中的兩個品種，發現其中一個品種為劣藥。在制作行政處罰決定書時，只須對這一個不合格品購進、售出、庫存、進銷價及銷售違法所得進行敘述，而無需對另外一個被抽驗的品種及該單位同期購進的三十個品種予以一一表述。 
    其次，擬制執法文書要寫明主要證據。列舉證據要強調證據的證明力，最有證明力的證據要放在顯著的位置。在不能獲取直接證據或者直接證據不能證明相關事實的情況下，要充分運用間接證據予以證明，要說明間接證據的關聯性，并說明證明結論的單一性，排他性。這一點是藥監行政執法的薄弱環節，如行政處罰決定書對調查中獲取的證據僅予以羅列，對證據的作用不作說明，更談不上對 證據之間的關聯作用進行說明。
    第三，擬制執法文書要闡明理由和結論。 
    語言文字的基本要求。執法文書必須使用公文語體，語言規范、嚴謹、不渲染，不描寫，文字平實，用語確切，切忌夸張，渲染，摻進個人感情色彩。如某行政處罰決定書這樣寫到：“張三不顧人民群眾的死活，在防治非典的緊要關頭，竟以茄子桿、辣椒桿冒充中藥材佩蘭，真是喪盡天良，不嚴懲不足以平民憤，故對張三處以一萬元罰款。”這種大批判式、口號式的文書不符合公文寫作的基本要求，在執法實踐中要予以糾正，而且未引用相關法條即予以處罰也是錯誤的。同時要注意準確使用專業術語。
    擬制執法文書要做到結構有邏輯。事實的前因后果，來龍去脈要層次分明，一環套一環。要注意違法事實、收集在卷的證據與所適用法律、法規之間的邏輯關系。 
    擬制執法文書，還要規范使用語法和標點符號。語言要規范，遣詞造句要合乎語法規律，句子結構要完整，指代要明晰。標點符號要正確使用，避免標點符號使用不當，使句子的意思發生變化，產生歧義。 
    制作技術的基本要求。執法文書的編號要合理、科學，便于管理和查找，文書的編號應當具備制備機關的簡稱、制備部門的簡稱、法律文書的簡稱、年度、順序號等幾個部分；外部文書要加蓋藥監部門的印章，證據文書要加蓋制作部門的印鑒及制作人員的印鑒或簽名，內部文書要區別情況使用部門印鑒或主管人員印鑒或簽名。 
    

安徽省藥品監督管理局 陳勝利